업무 이메일을 잘쓰는 방법에 대해, 여러 글들이 있지만 핵심만 간략히 적어 본다. 모두 프로페셔널이 되길 바라며!
- 제목
- 메일 내용의 전반이 드러나도록 작성하여, 수신인의 시간을 줄여줄 것. 가장 중요한 Tip.
- 수신자
- 피드백이 반드시 필요한 당사자를 수신인으로 지정.
- 참조(CC)
- 피드백을 줄 필요는 없지만, 내용을 참고해야하는 이들을 대상으로 지정. 단, 불필요하게 참조를 넓히지 말고, 반드시 필요한 범위만 포함하는 것이 중요.
- 숨은 참조(BCC)
- 참조와 용도는 같으나, 수신자에게 참조인이 드러나지 않길 원할 때 사용.
- 발송 메일
- 두괄식으로 작성하여 핵심을 빠르게 전달.
- 짧고 간결한 문체로 작성.
- 요청사항이 있다면 명확하고 구체적으로 요구. (ex. 영희님, 내일 17시까지 회신 부탁드립니다.)
- 추가 하거나 보충할 부분이 있다면 URL 링크를 추가.
- 강조할 부분은 ‘색상, 진하게, 이탤릭체’ 등을 활용. (한가지만 활용해도 충분히 강조되며, 내용 중 너무 많은 강조를 남발하지 말 것*)
- 최종 발송 이전 한 번 더 확인(첨부파일, 제목, 내용, 수신인, 참조인 등).
- 회신 메일
- 수신이 여러 명일 때, 전체 회신이 기본.
- 본인이 수신자이거나, 내용 중 이름이 언급시 회신이 기본.
- Lv. 1: 내용 확인에 대한 회신(ex. 철수님, 내용 잘 확인했습니다.)
- Lv. 2: 내용 확인에 대한 회신 + 추가적인 조치 언급
- Lv. 3: 내용 확인에 대한 회신 + 추가적인 조치 언급 –> 조치 후 다시 알림 (상대방이 묻기 전)
- 전달 메일(Forwarding)
- 첨부파일 등을 전달시, 반드시 첨부파일이 온 메일을 전달할 것(마지막 메일을 전달시 첨부파일이 전달 안됨*).
- 발송 시간
- 가급적 즉시 보내는 것을 기본으로 함.
- 제대로 된 답변이 어려운 상황일 시, 확인했고 추가적인 상세 내용을 보내겠다는 회신을 보낼 것.
- 워라밸(Work-life balance)에 대한 고려 필요. 가급적 ‘일과시간 이후’ 혹은 ‘주말, 공휴일’ 등에는 발송 및 회신을 지양해야할 것. 예약 발송(Send it later) 등의 기능을 활용하여 일과시간 중 빠르게 확인할 수 있는 배려 필요. (물론 회사 내 분위기와 상황에 따라 적용 가능*)
P.S. 모든 글은 개인의 생각의 형태를 견고하게 만들기 위한 기록입니다. 출처나 논리 등이 부족할 수도 있으며, 지속적으로 개선해나가는 것을 전제로 합니다. 따라서 피드백은 대환영입니다.
